Корпоративные выезды сотрудников
Выездной корпоратив. Особенности организации
| Совместные выездные корпоративы стали неотъемлемой частью корпоративной культуры и политики современных компаний. |
Широкое разнообразие корпоративных форматов (будь то клубная вечеринка, корпоративное обучение или поездка на лыжи) открывает перед руководством новые возможности для эффективного управления персоналом. При организации и проведении корпоративных мероприятий в городе многие компании, как правило, работают по привычной, наработанной схеме, которая не вполне может быть уместна для организации выездного корпоратива, имеющего ряд специфических особенностей.
Многие современные корпоративы проходят в той или иной стилистике, что автоматически повышает интерес коллектива к предстоящему мероприятию, а значит, Вы отчасти решаете вопрос вовлеченности сотрудников уже на этапе объявления корпоратива. Кроме того, тематически проведенное мероприятие имеет важное имиджевое значение! Будьте уверены, впоследствии, Ваши деловые партнеры с большим интересом послушают о впечатлениях Ваших сотрудников от прошедшего вечера.
| Читайте статьи о самых разных темах и сценариях в специально посвященном корпоративным стилистикам разделе: Тематические корпоративы. |
Определение целей и задач
Прежде чем заняться подготовкой выездного мероприятия для своих сотрудников, организаторам необходимо задаться ключевыми вопросами:
- Зачем нужно проводить данное корпоратив?
- Для кого оно будет проводиться?
- Каков бюджет мероприятия?
Ответы на первый вопрос помогут вам определить цели корпоратива и упростить его дальнейшее планирование. Основными целями выездных корпоративов, как правило, являются: обучение, отдых и активизация внутрикомандных процессов. Определение цели поездки на первом этапе подготовки, поможет организаторам избежать неоправданных ожиданий, как сотрудников, так и руководства.
Ответы на второй вопрос помогут вам определить целевую аудиторию: важно учесть индивидуальные особенности группы: возраст, пол, стаж работы, социальные роли и персональные предпочтения сотрудников.
Ответы на третий вопрос помогут вам определить допустимый размах корпоратива. При планировании расходной части, лучше всего исходить не из общей суммы, а применительно к допустимым затратам на одного участника. Такой подход предоставит вам относительную гибкость в организационном процессе и возможных изменениях в программе.
Основные составляющие выездного мероприятия
- Программа – включает в себя главную идею предстоящего события. Желательно ознакомить коллег с программой до поездки (с помощью корпоративной рассылки или рекламного анонса). Такой шаг поможет минимизировать тревожность сотрудников относительно того, зачем их куда-то везут.
- Организационные вопросы – включают в себя все этапы подготовки от планирования до реализации на месте. Лучше всего подключить к организационным вопросам самих коллег: личное участие на стадии планирования и генерирования творческих идей повышает уровень вовлеченности и сопричастности сотрудников, а также повышает их интерес к самому мероприятию («Как организовать корпоратив самостоятельно«).
- Участники – целевая аудитория предстоящего события. Запомните: чем больше уровень вовлеченности коллег в предстоящее событие, тем эффективней пройдет само мероприятие.
- Организаторы – те, кто работает, когда другие отдыхают. Важно помнить, что все организаторы выездного корпоратива будут на работе в то время, как их коллеги будут наслаждаться событием. Нужно контролировать не только собственные действия, но и работу привлеченного персонала (лекторов, тренеров, поваров, музыкантов, артистов и др.).
Как избежать ошибок при организации корпоратива читайте в статье «Распространенные ошибки при организации корпоратива«.
Организационная структура выездного корпоратива
- Место проведения. Важно учесть основные характеристики места: удаленность от города, наличие удобств, инфраструктуры. Лучше всего не полагаться на рекламные лозунги, а провести разведку самостоятельно, съездив на место. Такой подход позволит вам избежать неприятных «сюрпризов» во время проведения мероприятия и даст вам возможность учесть все нюансы.
- Время проведения. Чаще всего выездные корпоративы планируются на выходные дни, без отрыва от производства, так сказать. Важно учитывать необходимость сотрудников в отдыхе после выездного корпоратива и перед новой рабочей неделей. Лучше всего подходит для этих целей суббота, так воскресенье ваши сотрудники смогут провести в кругу семьи и войти с понедельника в обычный рабочий режим.
- Трансфер. Лучше всего предусмотреть заказной транспорт. Такой подход обеспечит всех участников безмятежным наслаждением мероприятием.
- Питание. Желательно организовать комплексное питание. Важно помнить, что помимо основных приемов пищи, нужно также предусмотреть несколько перекусов (кофе-брейков).
- Организационный сбор участников – необходим для закрепления необходимой информации, обычно проводится за несколько дней до запланированной поездки. На этом собрании обсуждается программа, правила техники безопасности, ограничения, форма одежды, а у всех участников есть возможность задать организационные вопросы для того, чтобы правильно собраться.
- Специфические условия. Выездные мероприятия не застрахованы от различных форс-мажорных ситуаций в виде изменения погодных условий и условий пребывания. Также нужно заранее предусмотреть все необходимые запасы (пищи, воды, блокнотов и ручек и т.д.), продумать необходимость фото и видеосъемки – важных элементов для поддержания командного духа.
Хорошо запоминается первое и последнее
Запомните это золотое правило! Вот почему очень важно серьезно подготовиться к церемониям открытия и закрытия. Основная задача оратора на открытии торжества направить участников в нужное русло, путем приветственных и напутственных слов, а также тезисном обозначении этапов программы. Главная цель торжественного закрытия – закрепление положительных эмоций от прошедшего мероприятия. Постарайтесь, чтоб «заключительный аккорд» был ярким и интересным – от этого зависит успех события в целом.
Имея желание и финансовые возможности, вы сможете организовать выездной корпоратив так же просто, как организовывали корпоративные торжества в городе. Для этого нужно помнить основные нюансы при организации выездных мероприятий и творчески отнестись к его подготовке — тогда ваш выездной корпоратив станет интересным и незабываемым событием в жизни вашего коллектива.
Обратиться в праздничное агентство или организовать корпоратив самостоятельно, читайте в статье «Услуги агентства по организации праздников: выгодно и удобно!«.
Хотите провести корпоратив за границей — узнайте, каких ошибок нужно избегать
Компании затевают выездные корпоративы (MICE) с разными целями: увеличить лояльность сотрудников и партнеров/клиентов, поощрить за достигнутые цели отделы продаж или всю компанию, усилить HR-бренд, провести переговоры в приятной обстановке или обучение для топ-менеджмента. И любое такое MICE-мероприятие вполне можно провести силами собственного HR-отдела. Артем Жадан, cооснователь L.I.M.E. up Agency, рассказал об основных нюансах организации, которые помогут вам избавиться в этом случае от форс-мажоров и разочарований.
— Так как наша компания специализируется на MICE-мероприятиях, мы накопили достаточно опыта в их организации и примеров того, как делать не стоит и чего упускать нельзя. Этим опытом я и хочу поделиться.
Артем Жадан
Сооснователь L.I.M.E. up Agency
Вот какие ошибки не стоит совершать, если вы решили самостоятельно запланировать корпоративный выезд своих сотрудников за пределы страны.
1. Несоответствие цели и бюджета
Главное, от чего стоит отталкиваться при планировании, это даже не бюджет, а достижение определенной цели и решение соответствующих ей задач. Например: зарядить команду маркетинга и продаж на достижение амбициозных KPI. И только когда вы точно понимаете, что мероприятие точно стоит организовывать за пределами страны, просчитайте примерный бюджет: транспорт и проживание — основные статьи расходов MICE-мероприятия. Возможно, взвесив этих два фактора, вы поймете, что стоит отказаться от мысли выездного мероприятия и провести его в Беларуси.
Если пожеланий по программе гораздо больше, чем может позволить бюджет, то, может, лучше не рисковать и перенести мероприятие на следующий год. Вы же хотите добиться wow-эффекта у всех участников?
Приведу пример самого дешевого на моей памяти MICE-мероприятия: отдых в Литве для ИТ-компании на 45 человек — за € 7 тысяч. В эту сумму вошли тур с транспортом из Минска на три ночи в усадьбе под Вильнюсом, кухня, алкоголь и развлечение (надувные препятствия на воде). И, естественно, минимальный набор экскурсий. Я пытался объяснить клиенту, что за такую сумму ничего не получится, но компания стояла на своем — хотим выездной корпоратив и за такой бюджет. А в итоге деньги, потраченные на тур, на мой взгляд, себя не оправдали — в том смысле, что и в Минске есть та же природа, усадьба, алкоголь и водные препятствия.
Целью было сплочение команды, но за такую же сумму тимбилдинг можно было вполне провести и у нас — и гораздо масштабнее.
2. Выбор неактуального направления
Направление поездки тоже должно зависеть от целей. Некоторые компании горят желанием отправить свои команды куда-нибудь в Таиланд или на Бали на тимбилдинг, но в этом нет смысла: долгий перелет, затем приход в чувство, акклиматизация и пр. Этот вариант возможен разве что для крутых айтишников, которые сделали большой проект и могут позволить себе долгий дорогой поощрительный тур.
Белорусские компании только начинают практиковать такие выезды, это в основном тестовые недолгие бюджетные варианты — Львов и Киев. Получается очень интересно и дешево. Например, тур на 21 человека с авиаперелетом, 4-звездочным отелем в центре города и питанием во Львове обойдется около $ 8800. Для ориентира привожу пример таблицы просчета стоимости поездки.
Следующим этапом могут быть Карпаты зимой или Грузия.
Фото с сайта planb.ua
Вариант сложнее для искушенных из наших кейсов — путешествие плюс квест по Питеру на группу в 40 человек. Здесь ориентироваться нужно уже на сумму за $ 30–32 тысячи. Но идеологически, на мой взгляд, это очень релевантная активность: и на интеллект, и не сильно подвижная, и пивные ребусы. Главное — заранее найти подрядчиков, которые организуют подобные активности на месте.
3. Отсутствие чек-трипа из-за ограничений бюджета
Часто в погоне за экономией упускаются многие важные вещи, которые не позволили бы вашему туру скатиться в пропасть форс-мажоров. Обязательная часть организации — чек-трип — выезд проверяющего на место за 2–3 дня до поездки основной группы. При самостоятельном составлении MICE-мероприятия лучше всего, чтобы эту роль исполнил главный организатор или его помощник, т.к. кто-то должен проконтролировать выезд основной группы, а кто-то — встретить на месте.
Самый яркий и свежий кейс из нашей практики — поощрительный выезд в Стамбул с интенсивом и корпоративом на 25 человек с бюджетом $ 17 тысяч. Независимо от того, что привлекался местный партнер по ряду вопросов (отель, программа), в последний момент я решил поехать и проверить все сам. Яхта и рестораны были в отличном состоянии и ждали гостей. Заселился в отель в шикарный номер: фрукты, вино, терраса. Но я понимал, что организатору могли дать комнату лучше, поэтому решил проверить остальные номера: из 15 я перебронировал 8 номеров! Многие из них выходили окнами во двор-колодец, а оттуда шел затхлый запах, воняло канализацией, да и сами номера были очень темными.
Двух приличных номеров не хватило — пришлось отдать гостям свой. Еще один выменял у российских туристов — естественно, с доплатой.
Чек-трип — это очень желательная часть организации, ведь отдых или работа проходит в другой стране, и если компания желает провести его спокойно, лучше 7 раз отмерить.
Наличие такой проверки зависит от бюджета мероприятия и согласования с клиентом. У нас чек-трип входит в стоимость мероприятия с бюджетом от $ 20 тысяч.
Экскурсия в Стамбуле. Фото из архива компании L.I.M.E. up Agency
4. Отсутствие запасных вариантов
Существуют форс-мажоры из разряда «солнечного затмения», которые надо решать в считаные минуты. Поэтому у HR-специалиста или другого организатора, у которого нет базы подрядчиков, должно быть запланировано несколько запасных вариантов. Особенно стоит обратить внимание на четкое понимание каждым из подрядчиков того, что именно вы хотите получить: если это рестораны, то чем будут кормить и каких гипоаллергенных продуктов надо избегать при готовке; если это организаторы активностей, то что они из себя представляют и кому противопоказаны. Соответственно, вы должны знать о своей группе гостей все — от пожеланий до болячек.
Например, в том же Стамбуле у нас был инцидент с гидом. Во время экскурсии по городу он решил не рассказывать о самых важных достопримечательностях, а говорил о шопинге и торговцах. И мое напоминание о том, что мы договаривались на определенную экскурсию с определенной информацией, не помогло… Пришлось в то же мгновение распрощаться с гидом и вести гостей в кафе, чтобы сгладить момент. Я же оперативно связался в менеджером в Минске. К счастью, нам быстро удалось найти другого экскурсовода, который через полчаса недалеко заканчивал свой тур и мог присоединиться к нам.
Тогда все сложилось удачно: удалось сработать быстро, а пауза в кафе отлично зашла, т.к. было холодно, и туристы заодно согрелись. Но реагировать оперативно гораздо лучше, когда у вас заранее будут заготовлены запасные варианты и договоренности с другими гидами еще до выезда из Беларуси.
На примере этой истории можно продемонстрировать еще один важный нюанс: наличие сопровождающего.
На группу в среднем 30 человек нужен один организатор, который полностью погружен в программу поездки и имеет контакты со всеми подрядчиками.
Мы, например, всегда используем сопровождающих, т.к. на их плечи ложится основная ответственность за четкое следование программе и релевантность всех заявленных активностей.
Фото с сайта spb-roof.top
5. Неправильно выстроенная программа
Программа также зависит от целей и бюджета поездки, и зачастую «больше» не значит «лучше». Для многих гостей поездка за границу — это уже новые эмоции. Поэтому все активности и мероприятия должны идти по нарастающей их интенсивности.
Если взять, к примеру, самый распространенный формат таких поездок — «интенсив-тур» (поощряющий), то структура может быть следующей:
Первый день. Лучше сделать общее знакомство с городом и ужин в ресторане с красивым видом.
Второй день. На этом этапе можно добавить эмоций и красок: не перегружая участников историческими фактами, организовать квест по городу с привлечением актеров, мастер-класс по национальной кухне у местной семьи. Для ужина лучше выбрать топовый и знаменитый ресторан, где обслуживание и подача блюд вызывают восторг. Как вариант, организовать ужин на яхте с диджеем и музыкой.
Последний день. Идеальное время для свободной программы: гости уже более-менее знакомы с местностью и могут заняться собственными «исследованиями». Но продумать альтернативные варианты все равно необходимо. Узнайте, кому что интересно, и сформируйте, например, три группы: шопинг, экскурсия и музеи.
Если взять пример зарубежной конференции, то она всегда делится на деловую и развлекательную часть. Если цель компании в этом мероприятии — укрепить имидж, то достаточно будет обойтись только качественной организацией официальной части и дать свободное время.
Вместо вывода. По нашим подсчетам, есть около 75 пунктов, которые нужно учесть только при подготовке MICE-мероприятия! Чек-лист по непосредственному проведению зависит от программы, количества дней и гостей и может быть больше и в 5 раз! Поэтому главный совет — отнеситесь внимательно к каждой мелочи, находите заранее запасные варианты и создайте чек-таблицу, где столбцы — это время, название активности, место ее проведения, что из реквизита нужно, кто ответственный и комментарии, а строки — каждое движение группы во времени и пространстве.
Корпоратив за границей
Корпоративный отдых за границей с каждым годом обретает все большую популярность. Если раньше корпоративные выезды за рубеж носили деловой или дипломатический характер, то сейчас подобный формат мероприятий достаточно часто используют повсеместно для всех категорий сотрудников.
VIP вечеринка для сотрудников BORK
Корпоративное мероприятие «Кинофестиваль» с участием сотрудников.
.jpg)
Зачем проводить корпоративные мероприятия за рубежом?
1. Мотивационная поездка. Интересная и увлекательная поездка в Грецию, корпоратив в Тайланде или Иордании может носить характер поощрения отличившихся сотрудников. Компания перевыполнила план и решила несколько сверхзадач по итогам года? Личным способом подчеркнуть заботу о коллективе может совместная поездка за рубеж. В данную поездку можно включить экскурсии, совместный спортивный отдых или посещение отраслевых объектов производства заграницей, связанных с деятельностью Вашей компании. Ваша компания занимается продажей оборудования? Посетите завод производителя или офис иностранной компании, занимающейся схожей деятельностью. Таким образом Вы сможете не только вместе провести отдых, но и показать сотрудникам опыт зарубежных коллег.
.jpg)
2. Командообразование. Основным инструментом командообразования является формирование эмоциональных воспоминаний. Но получить эти воспоминания возможно при помощи переживания совместных эмоций. В абсолютно незнакомой но позитивной обстановке, вы сможете добиться эффекта коллективной эйфории гораздо легче, нежели в условиях проведения тимбилдинга в Москве или Подмосковье. Интересный квест по городу с посещением объектов исторического и культурного наследия оставит неизгладимый след в вашей корпоративной истории. Путешествие по Черногории, регата вдоль берегов Средиземного моря, Джиппинг по Исландии, покорение горных вершин, рафтинг в африке — выбор остается на Ваш вкус, задачи и бюджет.
3. Выведение из зоны комфорта для топ-менеджеров. Иногда, руководителям необходима встряска и перезагрузка, для того что бы они могли несколько оптимизировать работу своих отделов на собственном эмпирическом опыте. Для этого их необходимо погрузить в определённую среду и создать условия, при которых они будут вынуждены искать открывать для себя новые каналы коммуникации и взаимопонимания. Для этого идеально подходит организация корпоратива за границей, когда вы сможете не только сделать осбвтенные выводы о качестве взаимодействия топ-менеджеров в условиях незнакомой обстановки, но и сблизить их? наладив процессы коммуникации.
Стоимость новогодних пакетов:
 Стоимость пакета «Standart»: 199 000 руб. |  Стоимость пакета «Premium»: 599 000 руб.
Если Вы решили для себя, что организация корпоратива заграницей это то, что сейчас необходимо Вашей компании, то безусловно Вам необходима помощь профессионального организатора. Подготовить все необходимые документы, забронировать трансфер, проживание, организовать питание, разработать маршрут и организовать профессиональное сопровождение мероприятия — это лишь базовые элементы, которые Вам потребуются. Мы готовы взять на себя проработку концепции, целей и задач мероприятия, создав из простого и качественного отдыха настоящее эффективное мотивационное мероприятие. Мы обладаем необходимым пулом надежных партнеров в 67 странах мира, которые готовы оказывать круглосуточную поддержку в предоставлении транспорта, экскурсионного сопровождения, питания, командообразования, спортивных мероприятий. С нами ваш корпоратив за рубежом будет легким и безопасным мероприятием, которое доставит вам и вашим сотрудникам множество положительных эмоций. Корпоративный отдых и проектыTEZ TOUR имеет большой опыт участия в корпоративных мотивационных проектах крупных предприятий России, а также награждения победителей различного рода конкурсов в соцсетях или другого рода публичных площадках. Сертификаты TEZ TOUR на отдых в подарок за отличную работу получили от своих корпораций уже более 10000 человек по всей России. Для предприятий или победителей различного рода конкурсов наши дизайнеры разрабатывают индивидуальные макеты cертификатов с учетом специфики и пожеланий заказчика. Сертификаты отправляются по электронному адресу, указанному в договоре с предприятием. Мы бесплатно доставим Вашу подарочную карту курьерской службой в любую точку России! Доставка осуществляется только в рабочие дни. Огромная территория РФ – не препятствие для получения путешествия в обмен на сертификат или подарочную карту. В портфеле TEZ TOUR – чартерные программы на популярные курорты с вылетами не только из Москвы и Санкт-Петербурга, но и еще из двадцати городов Российской Федерации. Кроме этого, в онлайн-режиме в личном кабинете можно подобрать и оформить тур с авиабилетами на регулярных рейсах. Наши сотрудники внимательно выслушают и порекомендуют самый правильный тур, учитывая все пожелания награжденного. Все документы по туру отправляются в электронном виде на электронную почту. Срок действия подарочной карты — 1 год с момента покупки. Подарочные карты не подлежат возврату или обмену, в том числе на денежные средства. Для поддержки туристов на всех курортах компании работают русскоязычные круглосуточные службы поддержки. Отправить заявку на покупку сертификата по электронной почте: corporate@tez-tour.com Телефон корпоративного отдела: +7 (495) 980 57 81. Проведение выездных корпоративных мероприятий стало хорошей традицией для российского бизнеса. Местом проведения конгрессов и конференций наряду с российскими курортами являются и зарубежные страны, в которых давно и успешно работает TEZ TOUR. Ряд конкурентных преимуществ позволяет по праву считать нашу компанию одним из лидеров в сфере российского туризма, в том числе и в этом направлении:
Профессиональный праздник или бизнес-семинар, научно-практическая конференция или собрание дилеров, тренировочные сборы спортивных команд или различного рода тренинги – организация таких корпоративных событий является неотъемлемой частью предложения нашей компании на рынке туристических услуг. С нашей помощью вы можете заказать как весь комплекс туристических услуг для корпоративного отдыха, так и любую отдельную его составляющую: перелет, трансфер, сопровождение, услуги переводчиков, размещение, страховку. M — Meetings | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
.jpg)
 |  |
| Пикник на горной речке в местечке Улупинар — Турция | |
|---|---|
Предлагаем изготовление табличек, баннеров, roll-up, а также любой сувенирной и презентационной продукции с логотипами компаний-заказчиков.
Предлагаем проведение развлекательных мероприятий для группы в известных дискотеках Анталии:
 |  |  |  |
| Дискотека ARMA | |||
|---|---|---|---|
Мероприятия для группы в известных дискотеках в Пунта-Кане (Доминиканская республика):
 |  |  |  |  |  |
| Oro Nightclub | Imagine Disco | ||||
|---|---|---|---|---|---|
TEZ TOUR предоставляет для своих клиентов возможность использования оборудования различной степени сложности в соответствии с райдером и бюджетом мероприятия. Мы готовы предложить как стандартные комплекты оборудования, рассчитанные на то или иное количество людей и определенный бюджет и масштаб мероприятия, так и подготовить по запросу ответ о возможности предоставления того или иного технического обрудования и его стоимости по райдеру, присланному клиентами.
Виды светового оборудования:
 |  |  |
| Трасса | Световая ферма | Moving head |
|---|
 |  |  |  |
TEZ TOUR предлагает различные по продолжительности, маршруту и бюджету туры, организованные специально для групп в рамках их корпоративной программы. Это могут быть прогулки на яхтах разных видов, в том числе с возможностью проведения дискотеки на борту, сафари на джипах и квадроциклах, рафтинг. По окончании прогулки группе будет предложено барбекю с барашком на вертеле, различные тематические выездные вечеринки (например, турецкая ночь или ужин в деревне бедуинов), посещение водопадов и природных парков, а также исторические экскурсии и мини-шоп-туры.
Загрузка...
